Zásady ochrany osobních údajů a cookies

1. Kdo odpovídá za vaše údaje?

Správcem osobních údajů jeELETOR Sp. z o.o., ul. Pod Sosno 28, 87-305 Zbiczno, Polsko, KRS 0000793000, NIP 8741795623.

Můžete nás kontaktovat e-mailem:[email protected]nebo písemně na výše uvedené adrese. Nepověřili jsme pověřence pro ochranu osobních údajů; záležitosti ochrany soukromí řeší přímo správce.

Tyto zásady se vztahují na internetový obchod ELETOR a kontakty související s jeho provozem, včetně údajů zákazníků, zástupců firem a příjemců zásilek. Nenahrazují obchodní podmínky obchodu, informace o právech spotřebitelů ani dobrovolné marketingové souhlasy. Pravidla zpracování vycházejí především z GDPR a polského zákona o elektronických komunikacích.

2. Jaké údaje získáváme?

Podle toho, jak obchod používáte, se jedná o: jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, doručovací a fakturační adresu, údaje o firmě a NIP, informace o objednávce, platbě, vrácení zboží nebo reklamaci a obsah korespondence. Pokud si vytvoříte účet, zpracováváme také přihlašovací údaje a historii nákupů.

Server získává také technické údaje o připojení, zejména IP adresu, čas požadavku, adresu navštívené stránky a informace o prohlížeči. Slouží k provozu a zabezpečení obchodu, nikoli k reklamnímu sledování uživatelů.

Údaje získáváme především od vás. Pokud objednáváte pro jinou osobu nebo zastupujete firmu, můžete nám předat údaje příjemce nebo kontaktní osoby. Předávejte pouze informace potřebné k vyřízení objednávky a informujte tuto osobu o těchto zásadách. Informování ze strany kupujícího nenahrazuje informační povinnost společnosti ELETOR. Pokud se neuplatní příslušná výjimka podle čl. 14 odst. 5 GDPR, je nutné tuto povinnost splnit nejpozději do jednoho měsíce od získání údajů, a pokud dříve dojde k prvnímu kontaktu s touto osobou nebo k prvnímu zpřístupnění jejích údajů jinému příjemci, nejpozději v tomto dřívějším okamžiku. V takovém případě je zdrojem údajů osoba, která objednávku podává, a rozsah údajů zahrnuje kontaktní a adresní údaje a údaje související s vyřízením nákupu.

Poskytnutí údajů je dobrovolné, ale údaje označené ve formuláři jako povinné jsou nezbytné pro poskytnutí dané služby. Bez doručovací adresy vám zásilku neodešleme a bez údajů vyžadovaných zákonem nevystavíme správný prodejní doklad. Nevyžadujeme údaje, které nesouvisejí s provozem obchodu.

3. K čemu údaje používáme?

4. Kdo může údaje obdržet?

Zpřístupňujeme pouze údaje potřebné pro konkrétní úkon. Příjemci mohou být:

• OVH— poskytovatel serverové infrastruktury;
• Google Workspace (Gmail)— poskytovatel e-mailové služby pro adresu [email protected], která je součástí placené firemní služby; zpracovává údaje odesílatele a adresátů i obsah zpráv a příloh;
• OpenAI— poskytovatel API a služeb ChatGPT Business/Enterprise, které používáme k překladu a zpracování zpráv a produktového obsahu; při vyřizování korespondence může obdržet osobní údaje obsažené v předaném obsahu;
• InPosta dopravce vybraný pro doručení, zejména do zahraničí — údaje o příjemci, kontaktní údaje a informace o zásilce;
• Apaczka— pokud tohoto zprostředkovatele využíváme při objednání přepravy;
• banky a poskytovatelé platebních služeb zajišťující zvolenou metodu — údaje nezbytné k vypořádání transakce;
• subjekty poskytující účetní, právní nebo technickou podporu v rozsahu potřebném k poskytování jejich služeb;
• orgány veřejné moci a jiné subjekty oprávněné získat údaje na základě právních předpisů.

Poskytovatelé zpracovávající údaje naším jménem jednají na základě příslušných smluv. Dopravce, banka nebo poskytovatel platebních služeb může rovněž jednat jako samostatný správce v souladu se svými zásadami ochrany osobních údajů. Dostupné způsoby platby a doručení uvádíme při nákupu. Samotný plán nabídnout platby kartou nebo BLIK neznamená, že údaje předáváme dosud nezvolenému poskytovateli.

Údaje zákazníků neprodáváme ani nepředáváme databáze zákazníků za účelem vytváření reklamních skupin na sociálních sítích.

5. Jak dlouho údaje uchováváme?

Různé informace slouží různým účelům, proto pro všechny údaje nepoužíváme jednotnou dobu uchovávání. Dobu stanovujeme podle účelu, právních povinností a skutečné potřeby zákaznické podpory. Veškerou korespondenci neuchováváme neomezeně dlouho jen proto, že by se někdy mohla hodit.

• Objednávky a historie nákupů:po dobu vyřizování nákupu a dále po dobu potřebnou k účetnímu vypořádání, poprodejní podpoře a ochraně nároků. Informace o zakoupeném modelu, jeho konfiguraci a důležitých ujednáních mohou být potřebné i později, pokud zákazník požádá o technickou podporu nebo výběr náhradních dílů.
• Technická a servisní dokumentace:po dobu poskytování podpory k zařízení nebo instalaci a po dobu odůvodněné potřeby pokračovat v podpoře, opravách a výběru náhradních dílů, s přihlédnutím k povaze produktu a předpokládané době jeho používání. Uchovávání servisní historie neznamená, že je nutné uchovávat všechny staré kontaktní údaje, doručovací adresy a přílohy. Osobní údaje, které již nejsou pro tento účel ani jiné právně odůvodněné účely potřebné, budou vymazány nebo anonymizovány.
• Reklamace, vrácení zboží a spory:do ukončení případu a dále po dobu nezbytnou k prokázání splnění povinností a ochraně nároků podle příslušných promlčecích lhůt. Probíhá-li řízení, uchováváme příslušnou dokumentaci po dobu potřebnou k jeho ukončení a vypořádání.
• Daňová dokumentace:po dobu vyžadovanou právními předpisy, zpravidla do uplynutí 5 let od konce kalendářního roku, v němž uplynula lhůta pro zaplacení daně. Tato lhůta může být delší, například při pozastavení nebo přerušení promlčení. Účetní dokumentace podléhá samostatným zákonným lhůtám.
• Zákaznický účet:do jeho odstranění; údaje o objednávkách a dokumentaci, které musíme uchovávat z jiných důvodů, zůstávají uchovávány po dobu příslušnou pro daný účel.
• Běžné dotazy a korespondence:po dobu vyřizování záležitosti a po dobu odůvodněné potřeby na ni navázat. Pokud zpráva dokládá nákup, konfiguraci, službu, reklamaci nebo spor, doba uchovávání se řídí příslušnou záležitostí. Samotná skutečnost, že jsme spolu dříve komunikovali, není důvodem k neomezenému uchovávání celé výměny zpráv.
• Údaje v nástrojích AI:obvykle je používáme pro aktuální překlad nebo zpracování zprávy. Ukončení relace zpravidla znamená konec práce společnosti ELETOR s údaji v rámci daného úkolu, ale neznamená jejich automatické odstranění z historie konverzací, souborů nebo systémů poskytovatele. Doba uchovávání závisí na používané funkci, nastavení účtu a podmínkách služby OpenAI. Výsledek potřebný k vyřízení zákaznického požadavku může být uchován v korespondenci nebo dokumentaci příslušného případu.
• Pošta Google Workspace:zprávy a přílohy uchováváme podle účelu konkrétní korespondence popsaného výše. Archivace zprávy neznamená její odstranění; technické lhůty pro odstranění a případné další uchovávání závisejí také na nastavení a podmínkách služby.
• Protokoly a záložní kopie:po dobu potřebnou k ochraně, diagnostice a obnovení systému. Záznamy související s incidentem mohou být potřebné do ukončení jeho šetření nebo řízení. Odstranění údajů z aktivního systému neznamená jejich okamžité odstranění ze všech záložních kopií; doba jejich uchovávání v kopiích závisí na cyklu uchovávání těchto kopií.
• Cookies:po dobu uvedenou níže nebo do jejich dřívějšího odstranění v prohlížeči.

Odstranění účtu ani odvolání souhlasu automaticky neodstraní dokumenty, jejichž uchovávání vyžaduje zákon nebo jiný stále platný právní základ. Můžete se nás zeptat na dobu nebo kritérium uchovávání údajů týkajících se vašeho konkrétního případu.

7. Cookies a podobné technologie

Cookies jsou malé informace ukládané prohlížečem. Obdobná pravidla platí pro jiné způsoby ukládání nebo čtení informací ve vašem zařízení.

Cookies můžete odstranit nebo omezit jejich ukládání v nastavení svého prohlížeče. Zablokování souborů potřebných k provozu obchodu může ztížit přihlášení nebo používání košíku. Odstranění cookies neodstraní údaje o objednávce uložené v systému obchodu.

8. Marketingová komunikace a sociální sítě

Obchod v současnosti nenabízí přihlášení k odběru newsletteru. Zprávy týkající se objednávky nebo odpověď na váš dotaz slouží k vyřízení záležitosti. Zasílání obchodních sdělení prostřednictvím kanálů, na které se vztahuje čl. 398 polského zákona o elektronických komunikacích, vyžaduje samostatný předchozí souhlas. Nákup na jeho udělení nevážíme.

Odkazy na Facebook, Instagram a LinkedIn vedou na externí služby. Po jejich otevření zpracovává provozovatel příslušné služby údaje podle vlastních pravidel. Kontaktujete-li společnost ELETOR prostřednictvím takové služby, obdržíme informace uvedené ve zprávě a údaje potřebné k odpovědi; využíváme je k vyřízení kontaktu na právních základech popsaných v bodě 3.

9. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Používání e-mailu Google a služeb OpenAI může zahrnovat zpracování údajů mimo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech, a to také prostřednictvím subdodavatelů těchto poskytovatelů. Místo zpracování závisí na konkrétní službě, smlouvě a nastavení; neprohlašujeme, že veškerá korespondence a všechny operace AI zůstávají v EU. Doručení do země mimo EHP může rovněž vyžadovat předání údajů příjemci v zahraničí.

Předání mimo EHP vyžaduje právní základ v souladu s kapitolou V GDPR. Tím může být rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, pokud se vztahuje na daného příjemce a předání, nebo odpovídající záruky, například standardní smluvní doložky spolu s posouzením podmínek předání a případnými doplňkovými ochrannými opatřeními. Nepředpokládáme, že samotná firemní verze služby nebo volba evropského regionu tyto požadavky nahrazuje.

Můžete se nás zeptat na příjemce, zemi a právní základ konkrétního předání a na způsob, jak získat informace o použitých zárukách. Pravidla externích sociálních sítí, které navštívíte po kliknutí na odkaz, stanovují jejich provozovatelé.

10. Nástroje AI, automatizovaná rozhodnutí a bezpečnost

OpenAI API a ChatGPT Business/Enterprise používáme k překladu a zpracování produktového obsahu i zpráv souvisejících se zákaznickou podporou. Pokud zpráva obsahuje osobní údaje, jejím předáním do nástroje AI se tyto údaje zpracovávají poskytovatelem služby. Může jít o kontaktní údaje, informace o objednávce a další informace obsažené ve zprávě nebo příloze. Cílem je usnadnit komunikaci, zejména v různých jazycích. Právním základem využití těchto nástrojů při vyřizování korespondence je náš oprávněný zájem na efektivní komunikaci se zákazníky — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, s ohledem na jejich práva a právo vznést námitku. AI není dalším marketingovým účelem. Rozsah předávaných údajů by měl být omezen na informace nezbytné pro konkrétní úkol; v korespondenci neposílejte zvláštní kategorie osobních údajů, pokud nejsou pro řešení požadavku potřebné.

V konfiguraci obchodu, na kterou se tyto zásady vztahují, vůči zákazníkům nepřijímáme rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, která mají právní účinky nebo se jich obdobně významně dotýkají.

Ochrana údajů vyžaduje technická a organizační opatření odpovídající riziku. V běžné korespondenci neposílejte úplné údaje o platební kartě, bezpečnostní kódy, hesla ani kódy BLIK. Pokud platbu zajišťuje poskytovatel, použijte k tomu určený platební formulář.