Politique de confidentialité et relative aux cookies

1. Qui est responsable de vos données ?

Le responsable du traitement des données personnelles estELETOR Sp. z o.o., ul. Pod Sosno 28, 87-305 Zbiczno, Pologne, KRS 0000793000, NIP 8741795623.

Vous pouvez nous contacter par e-mail :[email protected]ou par courrier à l’adresse indiquée ci-dessus. Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données ; les questions de confidentialité sont traitées directement par le responsable du traitement.

La présente politique concerne la boutique en ligne ELETOR et les contacts liés à son fonctionnement, notamment les données des clients, des représentants d’entreprises et des destinataires de colis. Elle ne remplace ni les conditions générales de la boutique, ni les informations relatives aux droits des consommateurs, ni les consentements facultatifs en matière de marketing. Le traitement des données est principalement régi par le RGPD et la loi polonaise sur les communications électroniques.

2. Quelles données recevons-nous ?

Selon votre utilisation de la boutique, il peut s’agir de votre nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse de livraison et de facturation, données de l’entreprise et NIP, informations relatives à une commande, un paiement, un retour ou une réclamation, ainsi que du contenu de votre correspondance. Si vous créez un compte, nous traitons également vos données de connexion et votre historique d’achats.

Le serveur reçoit également des données techniques de connexion, notamment l’adresse IP, l’heure de la requête, l’adresse de la page consultée et des informations sur le navigateur. Elles servent au fonctionnement et à la protection de la boutique, et non au suivi publicitaire des utilisateurs.

Nous recevons les données principalement de votre part. Si vous commandez pour une autre personne ou représentez une entreprise, vous pouvez nous transmettre les données du destinataire ou de la personne à contacter. Ne communiquez que les informations nécessaires au traitement de la commande et informez cette personne de la présente politique. L’information donnée par l’acheteur ne remplace pas l’obligation d’information d’ELETOR. Sauf si une exception applicable prévue à l’article 14, paragraphe 5, du RGPD s’applique, cette obligation doit être remplie au plus tard dans le mois suivant l’obtention des données ; si un premier contact avec la personne ou une première communication de ses données à un autre destinataire intervient avant, l’information doit être fournie au plus tard à ce moment-là. Dans ce cas, les données proviennent de la personne qui passe la commande et comprennent les données de contact, d’adresse et celles liées à l’exécution de l’achat.

La communication des données est facultative, mais celles indiquées comme obligatoires dans le formulaire sont nécessaires à la fourniture du service concerné. Sans adresse de livraison, nous n’expédierons pas le colis et, sans les données exigées par la loi, nous ne pourrons pas établir un document de vente conforme. Nous ne demandons pas de données sans lien avec le fonctionnement de la boutique.

3. À quelles fins utilisons-nous les données ?

4. Qui peut recevoir les données ?

Nous ne communiquons que les données nécessaires à une opération donnée. Les destinataires peuvent être :

• OVH— fournisseur de l’infrastructure serveur ;
• Google Workspace (Gmail)— fournisseur de messagerie pour l’adresse [email protected], via un service professionnel payant ; il traite les données de l’expéditeur et des destinataires, ainsi que le contenu des messages et pièces jointes ;
• OpenAI— fournisseur de l’API et de ChatGPT Business/Enterprise, utilisés pour traduire et rédiger des messages et des contenus produits ; dans le cadre du traitement de la correspondance, il peut recevoir les données personnelles figurant dans le contenu transmis ;
• InPostet le transporteur choisi pour la livraison, notamment à l’étranger — données du destinataire, coordonnées et informations relatives à l’envoi ;
• Apaczka— si nous utilisons cet intermédiaire pour commander l’envoi du colis ;
• les banques et prestataires de paiement traitant le mode choisi — données nécessaires au règlement de la transaction ;
• les entités qui fournissent un soutien comptable, juridique ou technique, dans la mesure nécessaire à leurs services ;
• les autorités publiques et autres entités habilitées à recevoir des données en vertu de la loi.

Les prestataires qui traitent les données pour notre compte agissent sur la base de contrats appropriés. Un transporteur, une banque ou un prestataire de paiement peut également agir en tant que responsable du traitement distinct, conformément à sa propre politique de confidentialité. Les modes de paiement et de livraison disponibles sont indiqués au moment de l’achat. Le simple projet de proposer le paiement par carte ou BLIK n’entraîne pas la transmission de données à un prestataire qui n’a pas encore été choisi.

Nous ne vendons pas les données des clients et ne transmettons pas de bases de données clients afin de créer des audiences publicitaires sur les réseaux sociaux.

5. Combien de temps conservons-nous les données ?

Les différentes informations servent à des fins différentes ; nous n’appliquons donc pas une durée de conservation unique à toutes les données. Nous déterminons la durée en fonction de la finalité, des obligations légales et du besoin réel d’assurer le service client. Nous ne conservons pas indéfiniment toute la correspondance au seul motif qu’elle pourrait s’avérer utile un jour.

• Commandes et historique des achats :pendant l’exécution de l’achat et la période nécessaire à la comptabilité, au service après-vente et à la défense des droits. Les informations relatives au modèle acheté, à sa configuration et aux accords importants peuvent aussi être nécessaires plus tard, si le client demande une assistance technique ou de l’aide pour choisir des pièces.
• Documentation technique et de maintenance :pendant la durée de la prise en charge de l’appareil ou de l’installation et tant qu’il existe un besoin justifié de poursuivre l’assistance, les réparations et le choix de pièces, compte tenu de la nature du produit et de sa durée d’utilisation prévisible. La conservation de l’historique de maintenance ne nécessite pas de garder toutes les anciennes coordonnées, adresses de livraison et pièces jointes. Les données personnelles qui ne sont plus nécessaires à cette fin ou à d’autres fins légitimes sont supprimées ou anonymisées.
• Réclamations, retours et litiges :jusqu’à la clôture du dossier et pendant la durée nécessaire pour démontrer le respect des obligations et défendre des droits, conformément aux délais de prescription applicables. Si une procédure est en cours, nous conservons les documents pertinents le temps nécessaire à son achèvement et au règlement des comptes.
• Documents fiscaux :pendant la durée prévue par la loi, en principe jusqu’à l’expiration d’un délai de 5 ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle l’impôt est arrivé à échéance. Ce délai peut être plus long, par exemple en cas de suspension ou d’interruption de la prescription. Les documents comptables sont soumis à des délais légaux distincts.
• Compte client :jusqu’à sa suppression ; les données relatives aux commandes et les documents que nous devons conserver sur d’autres bases sont gardés pendant les durées qui leur sont applicables.
• Demandes et correspondance ordinaires :le temps nécessaire au traitement du dossier et à la poursuite justifiée de son suivi. Si un message documente un achat, une configuration, un service, une réclamation ou un litige, la durée de conservation dépend de ce dossier. Le fait d’avoir été en contact auparavant ne justifie pas de conserver indéfiniment l’intégralité des échanges.
• Données dans les outils d’IA :nous les utilisons généralement pour la session en cours de traduction ou de rédaction du message. La fin de la session met généralement fin au traitement par ELETOR des données pour cette tâche, mais n’équivaut pas à leur suppression automatique de l’historique des conversations, des fichiers ou des systèmes du fournisseur. La durée de conservation dépend de la fonctionnalité utilisée, des paramètres du compte et des conditions du service OpenAI. Le résultat nécessaire au service client peut être conservé dans la correspondance ou dans la documentation relative au dossier concerné.
• Messagerie Google Workspace :les messages et pièces jointes sont conservés selon la finalité de la correspondance concernée, décrite ci-dessus. L’archivage d’un message ne signifie pas qu’il a été supprimé ; les délais techniques de suppression et toute conservation supplémentaire dépendent également des paramètres et des conditions du service.
• Journaux et sauvegardes :le temps nécessaire à la protection, au diagnostic et à la restauration du système. Les enregistrements liés à un incident peuvent être nécessaires jusqu’à la fin des vérifications ou de la procédure. La suppression des données du système en service n’entraîne pas leur suppression immédiate de toutes les sauvegardes ; la durée de leur maintien dans celles-ci dépend du cycle de conservation des sauvegardes.
• Cookies :pendant la durée indiquée ci-dessous ou jusqu’à leur suppression préalable dans le navigateur.

La suppression d’un compte ou le retrait d’un consentement n’entraîne pas automatiquement la suppression des documents dont la conservation est exigée par la loi ou repose sur une autre base toujours applicable. Vous pouvez nous demander la durée ou le critère de conservation des données relatives à votre dossier.

7. Cookies et technologies similaires

Les cookies sont de petits éléments d’information enregistrés par le navigateur. Des règles similaires s’appliquent aux autres méthodes d’enregistrement ou de lecture d’informations sur votre appareil.

Vous pouvez supprimer les cookies ou limiter leur enregistrement dans les paramètres de votre navigateur. Le blocage des fichiers nécessaires au fonctionnement de la boutique peut gêner la connexion ou l’utilisation du panier. La suppression des cookies n’efface pas les données de commande enregistrées dans le système de la boutique.

8. Communications marketing et réseaux sociaux

La boutique ne propose actuellement pas d’inscription à une newsletter. Les messages relatifs à une commande ou les réponses à vos questions servent au traitement de votre dossier. L’envoi de communications commerciales par les canaux visés à l’article 398 de la loi polonaise sur les communications électroniques requiert un consentement préalable distinct. Nous ne subordonnons pas l’achat à son octroi.

Les liens vers Facebook, Instagram et LinkedIn conduisent à des services externes. Lorsque vous les ouvrez, l’exploitant du service concerné traite les données selon ses propres règles. Si vous contactez ELETOR par l’intermédiaire d’un tel service, nous recevons les informations communiquées dans votre message et les données nécessaires pour y répondre ; nous les utilisons pour traiter votre demande sur les bases décrites au point 3.

9. Transferts hors de l’Espace économique européen

L’utilisation de la messagerie Google et des services OpenAI peut impliquer le traitement de données hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis, y compris par les sous-traitants de ces fournisseurs. Le lieu de traitement dépend du service concerné, du contrat et des paramètres ; nous ne déclarons pas que toute la correspondance et toutes les opérations d’IA restent dans l’UE. Une livraison vers un pays hors EEE peut également nécessiter la transmission à l’étranger des données du destinataire.

Tout transfert hors EEE doit reposer sur un fondement conforme au chapitre V du RGPD. Il peut s’agir d’une décision de la Commission européenne constatant un niveau de protection adéquat, si elle couvre le destinataire et le transfert concernés, ou de garanties appropriées, telles que des clauses contractuelles types assorties d’une évaluation des conditions du transfert et, si nécessaire, de mesures de protection supplémentaires. Nous ne considérons pas que la seule formule professionnelle du service ou le choix d’une région européenne remplace ces exigences.

Vous pouvez nous demander le destinataire, le pays et le fondement d’un transfert donné, ainsi que la manière d’obtenir des informations sur les garanties appliquées. Les règles des services de réseaux sociaux externes que vous consultez après avoir cliqué sur un lien sont décrites par leurs exploitants.

10. Outils d’IA, décisions automatisées et sécurité

Nous utilisons l’API OpenAI et ChatGPT Business/Enterprise pour traduire et rédiger des contenus produits ainsi que des messages liés au service client. Si un message contient des données personnelles, son transfert à l’outil d’IA implique que ces données soient traitées par le fournisseur du service. Il peut s’agir de coordonnées, d’informations relatives à une commande et d’autres informations figurant dans le message ou la pièce jointe. Le but est de faciliter la communication, notamment dans différentes langues. L’assistance au traitement de la correspondance repose sur notre intérêt légitime à communiquer efficacement avec les clients — article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, en tenant compte de leurs droits et de leur droit d’opposition. L’IA ne constitue pas une finalité marketing supplémentaire. Les données transmises doivent être limitées aux informations nécessaires à la tâche concernée ; ne communiquez pas de données sensibles dans votre correspondance si elles ne sont pas nécessaires à votre demande.

Dans la configuration de la boutique couverte par la présente politique, nous ne prenons pas à l’égard des clients de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ou les affectant de manière significative de façon similaire.

La protection des données nécessite des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques. Ne transmettez pas, dans une correspondance ordinaire, les données complètes d’une carte, ses codes de sécurité, des mots de passe ou des codes BLIK. Si le paiement est traité par un prestataire, utilisez le formulaire de paiement prévu à cet effet.