Adatvédelmi és cookie-szabályzat

1. Ki felel az adataidért?

A személyes adatok adatkezelője:ELETOR Sp. z o.o., ul. Pod Sosno 28, 87-305 Zbiczno, Lengyelország, KRS 0000793000, NIP 8741795623.

E-mailben is felveheted velünk a kapcsolatot:[email protected] vagy írásban a fenti címen. Nem neveztünk ki adatvédelmi tisztviselőt; az adatvédelmi ügyeket közvetlenül az adatkezelő kezeli.

A szabályzat az ELETOR webáruházra és annak működésével kapcsolatos kapcsolattartásra vonatkozik, beleértve az ügyfelek, a vállalatok képviselői és a küldemények címzettjei adatait. Nem helyettesíti az áruház szabályzatát, a fogyasztói jogokról szóló tájékoztatást vagy az önkéntes marketing-hozzájárulásokat. Az adatkezelés szabályai elsősorban a GDPR-ból és a lengyel elektronikus hírközlési törvényből következnek.

2. Milyen adatokat kapunk meg?

A webáruház használatától függően ezek lehetnek: keresztnév és vezetéknév, e-mail-cím, telefonszám, szállítási és számlázási cím, céges adatok és NIP, a megrendelésre, fizetésre, visszaküldésre vagy reklamációra vonatkozó információk, valamint a levelezés tartalma. Fiók létrehozásakor a bejelentkezési adatokat és a vásárlási előzményeket is kezeljük.

A szerver a kapcsolat technikai adatait is fogadja, különösen az IP-címet, a kérés időpontját, a meglátogatott oldal címét és a böngészőre vonatkozó információkat. Ezek a webáruház működését és védelmét szolgálják, nem pedig a felhasználók reklámcélú követését.

Az adatokat elsősorban tőled kapjuk. Ha más személy részére rendelsz, vagy vállalatot képviselsz, átadhatod nekünk a címzett vagy a kapcsolattartó adatait. Csak a megrendelés teljesítéséhez szükséges információkat add meg, és tájékoztasd az érintettet erről a szabályzatról. A vásárló tájékoztatása nem helyettesíti az ELETOR tájékoztatási kötelezettségét. Ha a GDPR 14. cikk (5) bekezdésében meghatározott kivétel nem alkalmazható, ezt a kötelezettséget legkésőbb az adatok megszerzésétől számított egy hónapon belül kell teljesíteni; ha előbb kerül sor az érintettel való első kapcsolatfelvételre vagy adatainak első másik címzettel való közlésére, akkor legkésőbb ebben a korábbi időpontban. Ilyen esetben az adatokat a megrendelést leadó személytől szerezzük be, és azok a kapcsolattartási, cím- és vásárlásteljesítési adatokat foglalják magukban.

Az adatok megadása önkéntes, de az űrlapon kötelezőként megjelölt adatok az adott szolgáltatás teljesítéséhez szükségesek. Szállítási cím nélkül nem küldjük el a csomagot, a jogszabály által előírt adatok nélkül pedig nem állítunk ki szabályos értékesítési bizonylatot. Nem kérünk a webáruház működésével össze nem függő adatokat.

3. Mire használjuk az adatokat?

4. Ki kaphatja meg az adatokat?

Csak az adott művelethez szükséges adatokat adjuk át. A címzettek lehetnek:

• OVH – szerverinfrastruktúra-szolgáltató;
• Google Workspace (Gmail) – a [email protected] címhez használt, fizetős üzleti szolgáltatásként működő e-mail-szolgáltató; kezeli a feladó és a címzettek adatait, valamint az üzenetek és mellékletek tartalmát;
• OpenAI – az üzenetek és terméktartalmak fordítására és kidolgozására használt API, valamint ChatGPT Business/Enterprise szolgáltatója; a levelezés kezelése keretében a továbbított tartalomban szereplő személyes adatokat is megkaphatja;
• InPost és a szállításhoz kiválasztott fuvarozó, különösen a külföldi szállítások esetében – a címzett adatai, kapcsolattartási adatok és a küldeményre vonatkozó információk;
• Apaczka – ha a küldemény megrendeléséhez ezt a közvetítőt vesszük igénybe;
• a bankok és a kiválasztott fizetési módot kezelő fizetési szolgáltatók – az ügylet elszámolásához szükséges adatok;
• a könyvelési, jogi vagy technikai szolgáltatásokat támogató szervezetek – a szolgáltatásaik nyújtásához szükséges mértékben;
• a közhatalmi szervek és más, jogszabály alapján az adatok megismerésére jogosult szervezetek.

A nevünkben adatokat kezelő szolgáltatók megfelelő szerződések alapján járnak el. A fuvarozó, a bank vagy a fizetési szolgáltató a saját adatvédelmi szabályzata szerint önálló adatkezelőként is eljárhat. A vásárlás során feltüntetjük az elérhető fizetési és szállítási módokat. A kártyás fizetés vagy a BLIK elérhetővé tételének terve önmagában nem jelenti az adatok továbbítását egy még ki nem választott szolgáltatónak.

Nem adjuk el az ügyfelek adatait, és nem adjuk át az ügyféladatbázisokat közösségimédia-hirdetési célú csoportok létrehozására.

5. Mennyi ideig őrizzük meg az adatokat?

A különböző információk különböző célokat szolgálnak, ezért nem alkalmazunk egységes megőrzési időt valamennyi adatra. Az időtartamot a cél, a jogi kötelezettségek és az ügyfél kiszolgálásának tényleges szükséglete alapján határozzuk meg. Nem őrizzük meg határozatlan ideig az összes levelezést pusztán azért, mert egyszer még hasznos lehet.

• Megrendelések és vásárlási előzmények:a vásárlás teljesítésének idejére, továbbá az elszámoláshoz, az értékesítés utáni ügyintézéshez és az igények védelméhez szükséges időre. A megvásárolt modellre, annak konfigurációjára és a lényeges egyeztetésekre vonatkozó információkra később is szükség lehet, ha az ügyfél műszaki segítséget vagy alkatrész-kiválasztást kér.
• Műszaki és szervizdokumentáció:a berendezés vagy telepítés kezelésének időtartamára, valamint a támogatás, javítások és alkatrész-kiválasztás folytatásához fűződő észszerű szükség fennállásáig, figyelembe véve a termék jellegét és várható használati idejét. A szervizelőzmények megőrzése nem jelenti azt, hogy minden korábbi kapcsolattartási adatot, szállítási címet és mellékletet meg kell őriznünk. A személyes adatokat, amelyek e célhoz vagy más, jogszerű célhoz már nem szükségesek, töröljük vagy anonimizáljuk.
• Reklamációk, visszaküldések és jogviták:az ügy lezárásáig, majd a kötelezettségek teljesítésének igazolásához és az igények védelméhez szükséges ideig, a vonatkozó elévülési határidők szerint. Folyamatban lévő eljárás esetén a megfelelő dokumentációt az eljárás befejezéséhez és elszámolásához szükséges ideig őrizzük meg.
• Adóügyi dokumentáció:a jogszabályokban előírt ideig, főszabály szerint annak a naptári évnek a végétől számított 5 év lejártáig, amelyben az adó megfizetésének határideje lejárt. Ez az időtartam hosszabb lehet, például az elévülés nyugvása vagy megszakadása esetén. A számviteli dokumentációra külön törvényi határidők vonatkoznak.
• Ügyfélfiók:annak törléséig; azokat a megrendelési és dokumentációs adatokat, amelyeket más jogalap alapján meg kell őriznünk, az azokra vonatkozó időtartamokig megtartjuk.
• Általános megkeresések és levelezés:az ügy intézéséhez és annak folytatása észszerű szükségességének fennállásáig. Ha egy üzenet vásárlást, konfigurációt, szolgáltatást, reklamációt vagy vitát dokumentál, a megőrzési idő az adott ügytől függ. A korábbi kapcsolatfelvétel önmagában nem indokolja a teljes üzenetváltás határozatlan idejű megőrzését.
• AI-eszközökben kezelt adatok:ezeket általában az üzenetek fordítására vagy kidolgozására szolgáló aktuális munkamenethez használjuk. A munkamenet befejezése rendszerint lezárja az ELETOR adatkezelését az adott feladat keretében, de nem jelenti azt, hogy az adatokat automatikusan törlik a szolgáltató beszélgetési előzményeiből, fájljaiból vagy rendszereiből. A megőrzés időtartama az igénybe vett funkciótól, a fiókbeállításoktól és az OpenAI szolgáltatási feltételeitől függ. Az ügyfél kiszolgálásához szükséges eredményt megőrizhetjük a levelezésben vagy az adott ügy dokumentációjában.
• Google Workspace-levelezés:Az üzeneteket és mellékleteket a fent leírt, az adott levelezés céljához igazodva őrizzük meg. Egy üzenet archiválása nem jelenti annak törlését; a technikai törlési időtartamok és az esetleges további megőrzés a szolgáltatás beállításaitól és feltételeitől is függ.
• Naplók és biztonsági másolatok:a rendszer védelméhez, hibakereséséhez és helyreállításához szükséges ideig. Az incidensekkel kapcsolatos bejegyzésekre a vizsgálat vagy az eljárás lezárásáig szükség lehet. Az adatok működő rendszerből való törlése nem jelenti azt, hogy a biztonsági másolatokból is azonnal törlődnek; a másolatokban való megőrzésük időtartama azok megőrzési ciklusától függ.
• Cookie-k:az alább leírt időtartamig, illetve addig, amíg korábban nem törlöd őket a böngésződből.

A fiók törlése vagy a hozzájárulás visszavonása nem törli automatikusan azokat a dokumentumokat, amelyeket jogszabály vagy más, továbbra is fennálló jogalap alapján meg kell őriznünk. Kérdezhetsz minket a konkrét ügyedre vonatkozó adatok megőrzési időtartamáról vagy szempontjáról.

7. Cookie-k és hasonló technológiák

A cookie-k a böngésző által tárolt kis információk. Hasonló szabályok vonatkoznak az információk eszközödön történő tárolására vagy kiolvasására szolgáló más módszerekre is.

A böngésződ beállításaiban törölheted a cookie-kat, vagy korlátozhatod azok tárolását. A webáruház működéséhez szükséges fájlok letiltása megnehezítheti a bejelentkezést vagy a kosár használatát. A cookie-k törlése nem törli a webáruház rendszerében rögzített megrendelési adatokat.

8. Marketingcélú kapcsolattartás és közösségi média

Az áruház jelenleg nem működtet hírlevél-feliratkozást. A megrendeléssel kapcsolatos üzenetek és a megkeresésedre adott válaszok az ügyintézést szolgálják. Az elektronikus hírközlési törvény 398. cikkének hatálya alá tartozó csatornákon küldött kereskedelmi tájékoztatáshoz külön, előzetes hozzájárulás szükséges. A vásárlást nem tesszük függővé ennek megadásától.

A Facebookra, Instagramra és LinkedInre mutató hivatkozások külső szolgáltatásokhoz vezetnek. Megnyitásuk után az adott szolgáltatás üzemeltetője a saját szabályai szerint kezeli az adatokat. Ha ilyen szolgáltatáson keresztül lépsz kapcsolatba az ELETOR-ral, megkapjuk az üzenetben megosztott információkat és a válaszadáshoz szükséges adatokat; a kapcsolatfelvételt a 3. pontban leírt jogalapok szerint kezeljük.

9. Adattovábbítás az Európai Gazdasági Térségen kívülre

A Google levelezési szolgáltatásainak és az OpenAI szolgáltatásainak igénybevétele az adatok Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívüli, különösen az Egyesült Államokban történő kezelésével járhat, ideértve e szolgáltatók alvállalkozóit is. Az adatkezelés helye az adott szolgáltatástól, szerződéstől és beállításoktól függ; nem állítjuk, hogy minden levelezés és valamennyi AI-művelet az EU területén marad. Az EGT-n kívüli országba történő szállításhoz a címzett adatainak külföldre továbbítása is szükséges lehet.

Az EGT-n kívüli adattovábbításhoz a GDPR V. fejezetének megfelelő jogalap szükséges. Ez lehet az Európai Bizottság megfelelőségi határozata, ha az adott címzettre és adattovábbításra is kiterjed, vagy megfelelő garanciák, például általános szerződési feltételek, az adattovábbítás körülményeinek értékelésével és szükség esetén kiegészítő védelmi intézkedésekkel együtt. Nem feltételezzük, hogy önmagában az üzleti szolgáltatáscsomag vagy az európai régió kiválasztása kiváltja ezeket a követelményeket.

Kérdezhetsz minket az adott adattovábbítás címzettjéről, országáról és jogalapjáról, valamint arról, hogyan kaphatsz tájékoztatást az alkalmazott garanciákról. Azokra a külső közösségi szolgáltatásokra, amelyeket egy hivatkozásra kattintva keresel fel, azok üzemeltetőinek szabályai vonatkoznak.

10. AI-eszközök, automatizált döntéshozatal és biztonság

Az OpenAI API-t és a ChatGPT Business/Enterprise szolgáltatást terméktartalmak, valamint az ügyfélkiszolgálással kapcsolatos üzenetek fordítására és kidolgozására használjuk. Ha egy üzenet személyes adatokat tartalmaz, annak AI-eszköznek való továbbítása az adatok szolgáltató általi kezelésével jár. Ilyenek lehetnek a kapcsolattartási adatok, a megrendeléssel kapcsolatos információk, valamint az üzenetben vagy mellékletben szereplő más adatok. A cél a kommunikáció megkönnyítése, különösen a különböző nyelveken történő ügyintézés. A levelezés kezelését segítő adatkezelés jogalapja az ügyfelekkel való hatékony kommunikációhoz fűződő jogos érdekünk – a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja –, az érintettek jogainak és tiltakozási jogának figyelembevételével. Az AI használata nem jelent további marketingcélt. A továbbított adatok körét az adott feladathoz szükséges információkra kell korlátozni; ne küldj levelezésben különleges adatokat, ha azok nem szükségesek a megkereséshez.

A szabályzat hatálya alá tartozó webáruházi beállítások mellett nem hozunk az ügyfelekkel kapcsolatban kizárólag automatizált adatkezelésen, így profilalkotáson alapuló olyan döntéseket, amelyek joghatással járnak vagy hasonlóan jelentős mértékben érintik őket.

Az adatok védelme a kockázatokkal arányos technikai és szervezési intézkedéseket igényel. Ne küldj hagyományos levelezésben teljes kártyaadatokat, biztonsági kódokat, jelszavakat vagy BLIK-kódokat. Ha a fizetést szolgáltató kezeli, az erre szolgáló fizetési űrlapot használd.