Informativa sulla privacy e sui cookie

1. Chi è responsabile dei tuoi dati?

Il titolare del trattamento dei dati personali èELETOR Sp. z o.o., ul. Pod Sosno 28, 87-305 Zbiczno, Polonia, KRS 0000793000, NIP 8741795623.

Puoi contattarci via e-mail:[email protected]oppure per iscritto all’indirizzo sopra indicato. Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati; le questioni relative alla privacy sono gestite direttamente dal titolare del trattamento.

La presente informativa riguarda il negozio online ELETOR e i contatti relativi alla sua gestione, compresi i dati di clienti, rappresentanti di aziende e destinatari delle spedizioni. Non sostituisce il regolamento del negozio, le informazioni sui diritti dei consumatori né i consensi facoltativi per finalità di marketing. Il trattamento dei dati è disciplinato principalmente dal GDPR e dalla legge polacca sulle comunicazioni elettroniche.

2. Quali dati riceviamo?

A seconda di come utilizzi il negozio, riceviamo: nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo di consegna e di fatturazione, dati aziendali e NIP, informazioni sull’ordine, sul pagamento, sul reso o sul reclamo, nonché il contenuto della corrispondenza. Se crei un account, trattiamo anche i dati di accesso e lo storico degli acquisti.

Il server riceve inoltre dati tecnici relativi alla connessione, in particolare l’indirizzo IP, l’ora della richiesta, l’indirizzo della pagina visitata e informazioni sul browser. Questi dati servono al funzionamento e alla protezione del negozio, non al tracciamento degli utenti a fini pubblicitari.

Riceviamo i dati principalmente da te. Se effettui un ordine per un’altra persona o rappresenti un’azienda, puoi comunicarci i dati del destinatario o della persona di contatto. Comunica solo le informazioni necessarie per gestire l’ordine e informa la persona interessata della presente informativa. L’informazione fornita dall’acquirente non sostituisce l’obbligo di informativa di ELETOR. Se non ricorre un’eccezione applicabile prevista dall’art. 14, par. 5, del GDPR, l’obbligo deve essere adempiuto al più tardi entro un mese dall’acquisizione dei dati e, se il primo contatto con la persona o la prima comunicazione dei suoi dati a un altro destinatario avviene prima, entro tale momento. In questo caso la fonte dei dati è la persona che effettua l’ordine e i dati comprendono informazioni di contatto e di indirizzo, nonché dati relativi all’esecuzione dell’acquisto.

Fornire i dati è facoltativo, ma i dati indicati nel modulo come obbligatori sono necessari per erogare il servizio in questione. Senza un indirizzo di consegna non spediremo il pacco e, senza i dati richiesti dalla legge, non emetteremo un documento di vendita corretto. Non chiediamo dati non attinenti alla gestione del negozio.

3. Per quali finalità utilizziamo i dati?

4. Chi può ricevere i dati?

Comunichiamo solo i dati necessari per la specifica attività. I destinatari possono essere:

• OVH— fornitore dell’infrastruttura del server;
• Google Workspace (Gmail)— fornitore del servizio di posta elettronica per l’indirizzo [email protected], gestito tramite un servizio aziendale a pagamento; tratta i dati del mittente e dei destinatari, nonché il contenuto dei messaggi e degli allegati;
• OpenAI— fornitore di API e ChatGPT Business/Enterprise, utilizzati per tradurre ed elaborare messaggi e contenuti dei prodotti; nell’ambito della gestione della corrispondenza può ricevere i dati personali presenti nei contenuti trasmessi;
• InPoste il vettore selezionato per la consegna, in particolare all’estero — dati del destinatario, di contatto e relativi alla spedizione;
• Apaczka— se utilizziamo questo intermediario per ordinare una spedizione;
• banche e prestatori di servizi di pagamento che gestiscono il metodo scelto — dati necessari per regolare la transazione;
• soggetti che forniscono supporto contabile, legale o tecnico, nella misura necessaria a erogare i loro servizi;
• autorità pubbliche e altri soggetti autorizzati a ricevere i dati in base alla legge.

I fornitori che trattano dati per nostro conto operano sulla base di accordi adeguati. Il vettore, la banca o il prestatore di servizi di pagamento può inoltre agire come titolare autonomo del trattamento, in conformità alla propria informativa sulla privacy. I metodi di pagamento e di consegna disponibili sono indicati al momento dell’acquisto. La sola previsione di rendere disponibili il pagamento con carta o BLIK non comporta la comunicazione dei dati a un operatore non ancora selezionato.

Non vendiamo i dati dei clienti né comunichiamo archivi di clienti per creare gruppi pubblicitari sui social media.

5. Per quanto tempo conserviamo i dati?

Informazioni diverse servono a finalità diverse, perciò non applichiamo un unico periodo di conservazione a tutti i dati. Il periodo viene determinato in base alla finalità, agli obblighi di legge e alle effettive necessità di assistenza ai clienti. Non conserviamo tutta la corrispondenza a tempo indeterminato solo perché potrebbe rivelarsi utile in futuro.

• Ordini e storico degli acquisti:per il tempo necessario a completare l’acquisto e per il periodo necessario agli adempimenti contabili, all’assistenza post-vendita e alla tutela dei diritti. Le informazioni sul modello acquistato, sulla sua configurazione e sugli accordi rilevanti possono essere necessarie anche in seguito, se il cliente richiede assistenza tecnica o supporto nella scelta dei ricambi.
• Documentazione tecnica e di assistenza:per la durata dell’assistenza relativa al dispositivo o all’installazione e per il periodo in cui è ragionevolmente necessario continuare a fornire supporto, riparazioni e assistenza nella scelta dei ricambi, tenendo conto della natura e della vita utile prevedibile del prodotto. Conservare lo storico degli interventi non significa dover mantenere tutti i vecchi dati di contatto, gli indirizzi di consegna e gli allegati. I dati personali che non sono più necessari per questa finalità o per altre finalità legittime vengono cancellati o resi anonimi.
• Reclami, resi e controversie:fino alla conclusione della pratica e per il periodo necessario a dimostrare l’adempimento degli obblighi e a tutelare i diritti, in conformità ai termini di prescrizione applicabili. Se è in corso un procedimento, conserviamo la documentazione pertinente per il tempo necessario alla sua conclusione e alla definizione dei relativi adempimenti.
• Documentazione fiscale:per il periodo previsto dalla legge, di norma fino alla scadenza di 5 anni dalla fine dell’anno solare in cui è scaduto il termine per il pagamento dell’imposta. Il termine può essere più lungo, ad esempio in caso di sospensione o interruzione della prescrizione. La documentazione contabile è soggetta a termini legali distinti.
• Account cliente:fino alla sua cancellazione; i dati relativi agli ordini e alla documentazione che dobbiamo conservare in base ad altri presupposti restano conservati per i rispettivi periodi applicabili.
• Richieste ordinarie e corrispondenza:per il tempo necessario a gestire la pratica e per il periodo in cui è ragionevolmente necessario proseguirne la gestione. Se un messaggio documenta un acquisto, una configurazione, un servizio, un reclamo o una controversia, il periodo di conservazione dipende da quella pratica. Il solo fatto di aver avuto un contatto in precedenza non giustifica la conservazione a tempo indeterminato dell’intero scambio di messaggi.
• Dati negli strumenti di IA:di norma li utilizziamo per la sessione in corso di traduzione o elaborazione di un messaggio. La conclusione della sessione termina in genere il trattamento dei dati da parte di ELETOR per quella specifica attività, ma non equivale alla loro cancellazione automatica dalla cronologia delle conversazioni, dai file o dai sistemi del fornitore. Il periodo di conservazione dipende dalla funzione utilizzata, dalle impostazioni dell’account e dalle condizioni del servizio OpenAI. Un risultato necessario per assistere il cliente può essere conservato nella corrispondenza o nella documentazione relativa alla pratica pertinente.
• Posta Google Workspace:conserviamo messaggi e allegati in base alla finalità della singola corrispondenza descritta sopra. Archiviare un messaggio non significa cancellarlo; i periodi tecnici di cancellazione e l’eventuale conservazione aggiuntiva dipendono anche dalle impostazioni e dalle condizioni del servizio.
• Log e copie di backup:per il tempo necessario a proteggere, diagnosticare e ripristinare il sistema. Le registrazioni relative a un incidente possono essere necessarie per concludere gli accertamenti o il procedimento. La cancellazione dei dati dal sistema operativo non comporta la loro immediata cancellazione da tutte le copie di backup; il periodo di permanenza nelle copie dipende dal ciclo di conservazione di tali copie.
• Cookie:per il periodo descritto di seguito oppure fino alla loro cancellazione anticipata dal browser.

La cancellazione dell’account o la revoca del consenso non comportano automaticamente la cancellazione dei documenti la cui conservazione è imposta dalla legge o si basa su un altro presupposto ancora valido. Puoi chiederci informazioni sul periodo o sul criterio di conservazione dei dati relativi al tuo caso specifico.

7. Cookie e tecnologie simili

I cookie sono piccole informazioni salvate dal browser. Regole analoghe si applicano ad altri modi di salvare o leggere informazioni sul tuo dispositivo.

Puoi cancellare i cookie o limitarne il salvataggio dalle impostazioni del browser. Bloccare i cookie necessari al funzionamento del negozio può rendere più difficile accedere all’account o utilizzare il carrello. Cancellare i cookie non elimina i dati dell’ordine registrati nel sistema del negozio.

8. Contatti di marketing e social media

Attualmente il negozio non offre l’iscrizione alla newsletter. I messaggi relativi a un ordine o le risposte a una tua richiesta servono a gestire la pratica. L’invio di comunicazioni commerciali tramite i canali disciplinati dall’art. 398 della legge polacca sulle comunicazioni elettroniche richiede un consenso separato e preventivo. Non subordinamo l’acquisto al rilascio di tale consenso.

I collegamenti a Facebook, Instagram e LinkedIn portano a servizi esterni. Quando li apri, il gestore del servizio tratta i dati secondo le proprie regole. Se contatti ELETOR tramite uno di questi servizi, riceviamo le informazioni contenute nel messaggio e i dati necessari per rispondere; li utilizziamo per gestire il contatto sulla base giuridica descritta al punto 3.

9. Trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo

L’utilizzo della posta Google e dei servizi OpenAI può comportare il trattamento di dati al di fuori dello Spazio economico europeo, in particolare negli Stati Uniti, anche da parte dei subfornitori di questi fornitori. Il luogo del trattamento dipende dal servizio specifico, dal contratto e dalle impostazioni; non dichiariamo che tutta la corrispondenza e tutte le operazioni di IA restino nell’UE. Anche una consegna in un Paese al di fuori dello SEE può richiedere il trasferimento all’estero dei dati del destinatario.

Il trasferimento al di fuori dello SEE richiede un presupposto conforme al capo V del GDPR. Può trattarsi di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, se applicabile al destinatario e al trasferimento in questione, oppure di garanzie adeguate, quali clausole contrattuali tipo corredate da una valutazione delle condizioni del trasferimento e, quando necessario, da misure di protezione aggiuntive. Non presumiamo che la sola scelta di un piano aziendale del servizio o di una regione europea sostituisca tali requisiti.

Puoi chiederci informazioni sul destinatario, sul Paese e sul presupposto di uno specifico trasferimento, nonché su come ottenere informazioni sulle garanzie applicate. Le regole dei social network esterni che visiti dopo aver cliccato un collegamento sono descritte dai rispettivi gestori.

10. Strumenti di IA, decisioni automatizzate e sicurezza

Utilizziamo OpenAI API e ChatGPT Business/Enterprise per tradurre ed elaborare contenuti dei prodotti, nonché messaggi relativi all’assistenza clienti. Se un messaggio contiene dati personali, la sua trasmissione allo strumento di IA comporta il trattamento di tali dati da parte del fornitore del servizio. Possono trattarsi di dati di contatto, informazioni sull’ordine e altre informazioni contenute nel messaggio o nell’allegato. La finalità è agevolare la comunicazione, in particolare l’assistenza in diverse lingue. La base giuridica per il supporto nella gestione della corrispondenza è il nostro legittimo interesse a comunicare in modo efficiente con i clienti — art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, tenendo conto dei loro diritti e del diritto di opposizione. L’IA non costituisce un’ulteriore finalità di marketing. I dati comunicati devono essere limitati alle informazioni necessarie per la specifica attività; non includere nella corrispondenza dati sensibili se non sono necessari per la richiesta.

Nella configurazione del negozio cui si riferisce la presente informativa, non adottiamo nei confronti dei clienti decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sulla loro situazione.

La protezione dei dati richiede misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. Non inviare nella normale corrispondenza i dati completi della carta, i codici di sicurezza, le password o i codici BLIK. Se il pagamento è gestito da un operatore, utilizza il modulo di pagamento predisposto a tale scopo.