Privacy- en cookiebeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens isELETOR Sp. z o.o., ul. Pod Sosno 28, 87-305 Zbiczno, Polen, KRS 0000793000, NIP 8741795623.

Je kunt ons per e-mail bereiken:[email protected] of schriftelijk op bovenstaand adres. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; de verwerkingsverantwoordelijke behandelt privacyzaken rechtstreeks.

Dit beleid is van toepassing op de webshop van ELETOR en op contacten in verband met de werking daarvan, waaronder gegevens van klanten, vertegenwoordigers van bedrijven en ontvangers van zendingen. Het vervangt niet de algemene voorwaarden van de winkel, informatie over consumentenrechten of vrijwillige marketingtoestemmingen. De verwerking is voornamelijk gebaseerd op de AVG en de Poolse wet op elektronische communicatie.

2. Welke gegevens ontvangen we?

Afhankelijk van je gebruik van de winkel gaat het om: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, aflever- en factuuradres, bedrijfsgegevens en NIP, informatie over bestellingen, betalingen, retouren of klachten, en de inhoud van correspondentie. Als je een account hebt, verwerken we ook inloggegevens en aankoopgeschiedenis.

De server ontvangt ook technische verbindingsgegevens, in het bijzonder het IP-adres, het tijdstip van het verzoek, het adres van de bezochte pagina en browserinformatie. Deze gegevens zijn nodig voor de werking en beveiliging van de winkel, niet om gebruikers voor reclamedoeleinden te volgen.

We ontvangen gegevens voornamelijk van jou. Als je voor iemand anders bestelt of een bedrijf vertegenwoordigt, kun je ons gegevens van de ontvanger of contactpersoon verstrekken. Verstrek alleen informatie die nodig is om de bestelling te verwerken en informeer die persoon over dit beleid. De informatieverstrekking door de koper vervangt de informatieplicht van ELETOR niet. Als geen toepasselijke uitzondering van artikel 14, lid 5, AVG geldt, moet aan deze verplichting uiterlijk binnen een maand na het verkrijgen van de gegevens worden voldaan, of eerder als er eerst contact met die persoon plaatsvindt of diens gegevens voor het eerst aan een andere ontvanger worden verstrekt. In dat geval is de besteller de bron van de gegevens en omvat de reikwijdte contact-, adres- en aankoopgerelateerde gegevens.

Het verstrekken van gegevens is vrijwillig, maar gegevens die in het formulier als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om de betreffende dienst te leveren. Zonder afleveradres kunnen we het pakket niet verzenden, en zonder wettelijk vereiste gegevens kunnen we geen correct verkoopdocument opstellen. We vragen niet om gegevens die geen verband houden met de werking van de winkel.

3. Waarvoor gebruiken we gegevens?

4. Wie kan gegevens ontvangen?

We delen alleen gegevens die nodig zijn voor een specifieke handeling. Ontvangers kunnen zijn:

• OVH— leverancier van serverinfrastructuur;
• Google Workspace (Gmail)— e-mailprovider voor het adres [email protected], via een betaalde zakelijke dienst; verwerkt gegevens van de afzender en geadresseerden, evenals de inhoud van berichten en bijlagen;
• OpenAI— leverancier van de API en ChatGPT Business/Enterprise, gebruikt voor het vertalen en bewerken van berichten en productteksten; bij de afhandeling van correspondentie kan OpenAI persoonsgegevens ontvangen die in de aangeleverde inhoud staan;
• InPosten de vervoerder die voor de levering wordt gekozen, met name voor leveringen naar het buitenland — gegevens van de ontvanger, contactgegevens en verzendingsgegevens;
• Apaczka— als we deze tussenpersoon gebruiken om een zending aan te maken;
• banken en betalingsdienstaanbieders die de gekozen betaalmethode verwerken — gegevens die nodig zijn om de transactie af te handelen;
• partijen die boekhoudkundige, juridische of technische ondersteuning bieden, voor zover nodig om hun diensten te leveren;
• overheidsinstanties en andere partijen die op grond van de wet gerechtigd zijn gegevens te ontvangen.

Leveranciers die namens ons gegevens verwerken, handelen op basis van passende overeenkomsten. Een vervoerder, bank of betalingsdienstaanbieder kan ook als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke optreden, overeenkomstig zijn eigen privacybeleid. De beschikbare betaal- en leveringsmethoden vermelden we tijdens het aankoopproces. Het voornemen om betalen met kaart of BLIK beschikbaar te maken, betekent niet dat gegevens worden verstrekt aan een aanbieder die nog niet is gekozen.

We verkopen geen klantgegevens en verstrekken geen klantbestanden om advertentiegroepen op sociale media samen te stellen.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

Verschillende gegevens dienen verschillende doelen; daarom hanteren we niet voor alle gegevens één bewaartermijn. We bepalen de bewaartermijn aan de hand van het doel, wettelijke verplichtingen en de daadwerkelijke behoefte om de klant te helpen. We bewaren niet alle correspondentie voor onbepaalde tijd, alleen omdat die ooit van pas zou kunnen komen.

• Bestellingen en aankoopgeschiedenis:zolang de aankoop wordt verwerkt en gedurende de periode die nodig is voor de afhandeling, nazorg en bescherming tegen claims. Informatie over het gekochte model, de configuratie en belangrijke afspraken kan ook later nodig zijn wanneer de klant technische hulp of hulp bij het kiezen van onderdelen vraagt.
• Technische en servicegegevens:zolang service voor het apparaat of de installatie wordt verleend en zolang er een gerechtvaardigde behoefte bestaat aan voortzetting van ondersteuning, reparaties en hulp bij de keuze van onderdelen, rekening houdend met de aard en de verwachte gebruiksduur van het product. Het bewaren van de servicegeschiedenis betekent niet dat alle oude contactgegevens, afleveradressen en bijlagen moeten worden bewaard. Persoonsgegevens die niet langer nodig zijn voor dit doel of andere wettelijk gerechtvaardigde doeleinden, worden verwijderd of geanonimiseerd.
• Klachten, retouren en geschillen:totdat de zaak is afgehandeld en gedurende de periode die nodig is om aan te tonen dat verplichtingen zijn nagekomen en om claims te beschermen, overeenkomstig de toepasselijke verjaringstermijnen. Bij een lopende procedure bewaren we de relevante documentatie zolang dat nodig is om de procedure af te ronden en af te handelen.
• Belastingdocumentatie:gedurende de wettelijk vereiste periode, in beginsel tot vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de betalingstermijn van de belasting is verstreken. Deze termijn kan langer zijn, bijvoorbeeld wanneer de verjaringstermijn wordt geschorst of onderbroken. Voor boekhoudkundige documentatie gelden afzonderlijke wettelijke termijnen.
• Klantenaccount:totdat het account wordt verwijderd; bestel- en documentatiegegevens die we op andere rechtsgronden moeten bewaren, blijven gedurende de daarvoor geldende perioden bewaard.
• Algemene vragen en correspondentie:zolang de zaak wordt behandeld en er een gerechtvaardigde behoefte bestaat om de behandeling voort te zetten. Als een bericht een aankoop, configuratie, dienst, klacht of geschil documenteert, wordt de bewaartermijn bepaald door die zaak. Eerder contact op zichzelf rechtvaardigt niet dat de volledige berichtenuitwisseling voor onbepaalde tijd wordt bewaard.
• Gegevens in AI-tools:we gebruiken deze doorgaans voor een lopende sessie waarin een bericht wordt vertaald of bewerkt. Het beëindigen van een sessie beëindigt doorgaans het gebruik van de gegevens door ELETOR voor die taak, maar betekent niet dat ze automatisch worden verwijderd uit de chatgeschiedenis, bestanden of systemen van de aanbieder. De bewaartermijn hangt af van de gebruikte functie, accountinstellingen en de voorwaarden van de dienst van OpenAI. Een resultaat dat nodig is om de klant te helpen, kan worden bewaard in de correspondentie of documentatie van de betreffende zaak.
• Google Workspace-e-mail:we bewaren berichten en bijlagen overeenkomstig het doel van de betreffende correspondentie zoals hierboven beschreven. Het archiveren van een bericht betekent niet dat het wordt verwijderd; technische verwijderingstermijnen en eventuele aanvullende bewaring hangen ook af van de instellingen en voorwaarden van de dienst.
• Logbestanden en back-ups:zolang dat nodig is om het systeem te beschermen, problemen te diagnosticeren en het te herstellen. Gegevens over een incident kunnen nodig zijn om het onderzoek of de procedure af te ronden. Het verwijderen van gegevens uit het actieve systeem betekent niet dat ze onmiddellijk uit alle back-ups worden verwijderd; hoe lang ze in back-ups blijven staan, hangt af van de bewaarcylus van die back-ups.
• Cookies:volgens de hieronder beschreven termijn of totdat ze eerder in de browser worden verwijderd.

Het verwijderen van een account of intrekken van toestemming verwijdert niet automatisch documenten die op grond van de wet of een andere nog geldende rechtsgrond moeten worden bewaard. Je kunt ons vragen naar de bewaartermijn of het criterium voor gegevens over jouw specifieke zaak.

7. Cookies en vergelijkbare technologieën

Cookies zijn kleine bestanden die in de browser worden opgeslagen. Vergelijkbare regels gelden voor andere manieren om informatie op je apparaat op te slaan of uit te lezen.

Je kunt cookies verwijderen of het opslaan ervan beperken via de instellingen van je browser. Het blokkeren van cookies die nodig zijn voor de werking van de winkel kan het inloggen of het gebruik van het winkelmandje bemoeilijken. Het verwijderen van cookies verwijdert geen bestelgegevens die in het winkelsysteem zijn opgeslagen.

8. Marketingcontact en sociale media

De winkel biedt momenteel geen inschrijving op een nieuwsbrief aan. Berichten over je bestelling of antwoorden op je vragen dienen voor de afhandeling van de zaak. Voor het versturen van commerciële informatie via kanalen die onder artikel 398 van de Poolse wet op elektronische communicatie vallen, is afzonderlijke voorafgaande toestemming vereist. We stellen een aankoop niet afhankelijk van die toestemming.

Links naar Facebook, Instagram en LinkedIn leiden naar externe diensten. Zodra je zo’n link opent, verwerkt de beheerder van die dienst gegevens volgens zijn eigen regels. Als je via zo’n dienst contact opneemt met ELETOR, ontvangen we de informatie die je in het bericht deelt en de gegevens die nodig zijn om te antwoorden; we gebruiken die om het contact af te handelen op de rechtsgronden die in punt 3 zijn beschreven.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Het gebruik van Google-e-mail en OpenAI-diensten kan verwerking van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte met zich meebrengen, met name in de Verenigde Staten, ook door onderaannemers van deze aanbieders. De locatie van de verwerking hangt af van de betreffende dienst, overeenkomst en instellingen; we verklaren niet dat alle correspondentie en alle AI-bewerkingen binnen de EU blijven. Voor levering naar een land buiten de EER kan het ook nodig zijn gegevens van de ontvanger naar het buitenland door te geven.

Voor doorgifte buiten de EER is een rechtsgrond vereist die voldoet aan hoofdstuk V van de AVG. Dit kan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn, als dat besluit de betreffende ontvanger en doorgifte omvat, of passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen in combinatie met een beoordeling van de omstandigheden van de doorgifte en, indien nodig, aanvullende beschermingsmaatregelen. We gaan er niet van uit dat alleen een zakelijke versie van een dienst of de keuze voor een Europese regio volstaat om aan deze vereisten te voldoen.

Je kunt ons vragen naar de ontvanger, het land en de rechtsgrond voor een specifieke doorgifte en hoe je informatie kunt krijgen over de toegepaste waarborgen. De regels van externe sociale media die je na het klikken op een link bezoekt, worden beschreven door de beheerders daarvan.

10. AI-tools, geautomatiseerde besluiten en beveiliging

We gebruiken de OpenAI API en ChatGPT Business/Enterprise voor het vertalen en bewerken van productteksten en berichten in verband met de klantenservice. Als een bericht persoonsgegevens bevat, houdt het doorgeven ervan aan de AI-tool in dat de aanbieder van de dienst die gegevens verwerkt. Dit kunnen contactgegevens, bestelgegevens en andere informatie in het bericht of de bijlage zijn. Het doel is communicatie te vergemakkelijken, met name in verschillende talen. De rechtsgrond voor ondersteuning bij de afhandeling van correspondentie is ons gerechtvaardigde belang bij vlotte communicatie met klanten — artikel 6, lid 1, onder f), AVG — met inachtneming van hun rechten en hun recht om bezwaar te maken. AI is geen aanvullend marketingdoel. De verstrekte gegevens moeten beperkt blijven tot de informatie die nodig is voor de specifieke taak; stuur in correspondentie geen bijzondere persoonsgegevens mee als die niet nodig zijn voor het verzoek.

Binnen de configuratie van de winkel waarop dit beleid van toepassing is, nemen we geen besluiten over klanten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Gegevensbescherming vereist technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op het risico. Verstuur geen volledige kaartgegevens, beveiligingscodes, wachtwoorden of BLIK-codes via gewone correspondentie. Als een betaling door een aanbieder wordt verwerkt, gebruik dan het daarvoor bestemde betaalformulier.