Polityka prywatności i cookies

1. Kto odpowiada za Twoje dane?

Administratorem danych osobowych jest ELETOR Sp. z o.o., ul. Pod Sosno 28, 87-305 Zbiczno, Polska, KRS 0000793000, NIP 8741795623.

Możesz skontaktować się z nami e-mailem: [email protected] lub pisemnie na powyższy adres. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; sprawy prywatności obsługuje bezpośrednio administrator.

Polityka dotyczy sklepu internetowego ELETOR i kontaktów związanych z jego obsługą, w tym danych klientów, przedstawicieli firm i odbiorców przesyłek. Nie zastępuje regulaminu sklepu, informacji o prawach konsumenta ani dobrowolnych zgód marketingowych. Zasady przetwarzania wynikają przede wszystkim z RODO oraz polskiego Prawa komunikacji elektronicznej.

2. Jakie dane otrzymujemy?

W zależności od korzystania ze sklepu są to: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy i rozliczenia, dane firmy i NIP, informacje o zamówieniu, płatności, zwrocie lub reklamacji oraz treść korespondencji. Przy prowadzeniu konta przetwarzamy również dane logowania i historię zakupów.

Serwer otrzymuje także dane techniczne połączenia, w szczególności adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej strony oraz informacje o przeglądarce. Służą one działaniu i ochronie sklepu, a nie reklamowemu śledzeniu użytkowników.

Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie. Jeżeli zamawiasz dla innej osoby lub reprezentujesz firmę, możesz przekazać nam dane odbiorcy albo osoby kontaktowej. Przekazuj wyłącznie informacje potrzebne do obsługi zamówienia i poinformuj tę osobę o niniejszej polityce. Poinformowanie przez kupującego nie zastępuje obowiązku informacyjnego ELETOR. Jeżeli nie zachodzi właściwy wyjątek przewidziany w art. 14 ust. 5 RODO, obowiązek ten należy wykonać najpóźniej w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a gdy wcześniej następuje pierwszy kontakt z tą osobą lub pierwsze ujawnienie jej danych innemu odbiorcy — najpóźniej w tym wcześniejszym momencie. W takim przypadku źródłem danych jest składający zamówienie, a zakres obejmuje dane kontaktowe, adresowe i związane z realizacją zakupu.

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone w formularzu jako wymagane są potrzebne do wykonania danej usługi. Bez adresu dostawy nie wyślemy paczki, a bez danych wymaganych prawem nie wystawimy prawidłowego dokumentu sprzedaży. Nie wymagamy danych niezwiązanych z obsługą sklepu.

3. Do czego wykorzystujemy dane?

4. Kto może otrzymać dane?

Udostępniamy tylko dane potrzebne do konkretnej czynności. Odbiorcami mogą być:

• OVH — dostawca infrastruktury serwerowej;
• Google Workspace (Gmail) — dostawca poczty elektronicznej dla adresu [email protected], działającej w płatnej usłudze biznesowej; przetwarza dane nadawcy, adresatów oraz treść wiadomości i załączników;
• OpenAI — dostawca API i ChatGPT Business/Enterprise, wykorzystywanych do tłumaczenia i opracowywania wiadomości oraz treści produktowych; w zakresie obsługi korespondencji może otrzymać dane osobowe zawarte w przekazanej treści;
• InPost oraz przewoźnik wybrany do dostawy, zwłaszcza zagranicznej — dane odbiorcy, kontaktowe i dotyczące przesyłki;
• Apaczka — jeżeli korzystamy z tego pośrednika przy zamówieniu przesyłki;
• banki i operatorzy płatności obsługujący wybraną metodę — dane niezbędne do rozliczenia transakcji;
• podmioty wspierające obsługę księgową, prawną lub techniczną, w zakresie potrzebnym do świadczenia ich usług;
• organy publiczne i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów.

Dostawcy przetwarzający dane w naszym imieniu działają na podstawie odpowiednich umów. Przewoźnik, bank lub operator płatności może również działać jako odrębny administrator, zgodnie ze swoją polityką prywatności. Dostępne metody płatności i dostawy wskazujemy przy zakupie. Sam plan udostępnienia płatności kartą lub BLIK nie oznacza przekazania danych niewybranemu jeszcze operatorowi.

Nie sprzedajemy danych klientów ani nie przekazujemy baz klientów do tworzenia grup reklamowych w mediach społecznościowych.

5. Jak długo przechowujemy dane?

Różne informacje służą różnym celom, dlatego nie stosujemy jednego okresu przechowywania wszystkich danych. Okres ustalamy według celu, obowiązków prawnych oraz rzeczywistej potrzeby obsługi klienta. Nie przechowujemy całej korespondencji bezterminowo tylko dlatego, że może kiedyś okazać się przydatna.

• Zamówienia i historia zakupów: przez czas realizacji zakupu oraz okres potrzebny do rozliczeń, obsługi posprzedażowej i ochrony roszczeń. Informacje o zakupionym modelu, jego konfiguracji i istotnych ustaleniach mogą być potrzebne również później, gdy klient zwraca się o pomoc techniczną lub dobór części.
• Dokumentacja techniczna i serwisowa: przez czas trwania obsługi urządzenia lub instalacji oraz uzasadnionej potrzeby kontynuacji wsparcia, napraw i doboru części, z uwzględnieniem charakteru i przewidywanego okresu użytkowania produktu. Zachowanie historii serwisowej nie oznacza potrzeby zachowania wszystkich dawnych danych kontaktowych, adresów dostawy i załączników. Dane osobowe, które przestają być potrzebne do tego celu lub innych prawnie uzasadnionych celów, podlegają usunięciu albo anonimizacji.
• Reklamacje, zwroty i spory: do zakończenia sprawy oraz przez okres niezbędny do wykazania wykonania obowiązków i ochrony roszczeń, zgodnie z właściwymi terminami przedawnienia. W przypadku trwającego postępowania odpowiednią dokumentację zachowujemy przez czas potrzebny do jego zakończenia i rozliczenia.
• Dokumentacja podatkowa: przez okres wymagany przepisami, co do zasady do upływu 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin może być dłuższy, np. przy zawieszeniu lub przerwaniu przedawnienia. Dokumentacja rachunkowa podlega odrębnym ustawowym terminom.
• Konto klienta: do jego usunięcia; dane zamówień i dokumentacji, które musimy zachować z innych podstaw, pozostają przez właściwe dla nich okresy.
• Zwykłe zapytania i korespondencja: przez czas obsługi sprawy i uzasadnionej potrzeby jej kontynuacji. Jeżeli wiadomość dokumentuje zakup, konfigurację, usługę, reklamację lub spór, okres wynika z tej sprawy. Sam fakt wcześniejszego kontaktu nie uzasadnia bezterminowego zachowania całej wymiany wiadomości.
• Dane w narzędziach AI: wykorzystujemy je zwykle na potrzeby bieżącej sesji tłumaczenia lub opracowania wiadomości. Zakończenie sesji kończy zazwyczaj pracę ELETOR z danymi w tym zadaniu, ale nie jest równoznaczne z ich automatycznym usunięciem z historii rozmów, plików lub systemów dostawcy. Okres przechowywania zależy od używanej funkcji, ustawień konta i warunków usługi OpenAI. Wynik potrzebny do obsługi klienta może zostać zachowany w korespondencji lub dokumentacji właściwej sprawy.
• Poczta Google Workspace: wiadomości i załączniki przechowujemy według celu konkretnej korespondencji opisanego powyżej. Archiwizacja wiadomości nie oznacza jej usunięcia; techniczne okresy usuwania i ewentualne dodatkowe przechowywanie zależą również od ustawień i warunków usługi.
• Logi i kopie zapasowe: przez czas potrzebny do ochrony, diagnozowania i odtworzenia systemu. Zapisy związane z incydentem mogą być potrzebne do zakończenia wyjaśnień lub postępowania. Usunięcie danych z działającego systemu nie oznacza natychmiastowego usunięcia ich ze wszystkich kopii zapasowych; okres ich pozostawania w kopiach zależy od cyklu przechowywania tych kopii.
• Cookies: zgodnie z okresem opisanym poniżej albo do wcześniejszego usunięcia ich w przeglądarce.

Usunięcie konta lub wycofanie zgody nie usuwa automatycznie dokumentów, których przechowywanie wynika z prawa albo innej nadal istniejącej podstawy. Możesz zapytać nas o okres lub kryterium przechowywania danych dotyczących Twojej konkretnej sprawy.

7. Cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie informacje zapisywane przez przeglądarkę. Podobne zasady dotyczą innych sposobów zapisywania lub odczytywania informacji na Twoim urządzeniu.

Możesz usunąć cookies lub ograniczyć ich zapisywanie w ustawieniach swojej przeglądarki. Zablokowanie plików potrzebnych do działania sklepu może utrudnić logowanie lub korzystanie z koszyka. Usunięcie cookies nie usuwa danych zamówienia zapisanych w systemie sklepu.

8. Kontakt marketingowy i media społecznościowe

Sklep nie prowadzi obecnie zapisów do newslettera. Wiadomości dotyczące zamówienia lub odpowiedzi na Twoje zapytanie służą obsłudze sprawy. Przesyłanie informacji handlowych kanałami objętymi art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej wymaga odrębnej, uprzedniej zgody. Nie uzależniamy zakupu od jej udzielenia.

Odnośniki do Facebooka, Instagrama i LinkedIn prowadzą do zewnętrznych serwisów. Po ich otwarciu operator danego serwisu przetwarza dane według własnych zasad. Jeżeli kontaktujesz się z ELETOR przez taki serwis, otrzymujemy informacje udostępnione w wiadomości i dane pozwalające odpowiedzieć; wykorzystujemy je do obsługi kontaktu na podstawach opisanych w punkcie 3.

9. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z poczty Google oraz usług OpenAI może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych, również przez podwykonawców tych dostawców. Miejsce przetwarzania zależy od konkretnej usługi, umowy i ustawień; nie deklarujemy, że cała korespondencja i wszystkie operacje AI pozostają w UE. Dostawa do kraju spoza EOG może również wymagać przekazania danych odbiorcy za granicę.

Przekazanie poza EOG wymaga podstawy zgodnej z rozdziałem V RODO. Może nią być decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, jeżeli obejmuje danego odbiorcę i przekazanie, albo odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne wraz z oceną warunków transferu i, gdy są potrzebne, dodatkowymi środkami ochrony. Nie zakładamy, że sam biznesowy wariant usługi lub wybór regionu europejskiego zastępuje te wymagania.

Możesz zapytać nas o odbiorcę, kraj oraz podstawę konkretnego przekazania i sposób uzyskania informacji o stosowanych zabezpieczeniach. Zasady zewnętrznych serwisów społecznościowych, które odwiedzasz po kliknięciu odnośnika, opisują ich operatorzy.

10. Narzędzia AI, decyzje automatyczne i bezpieczeństwo

Korzystamy z OpenAI API oraz ChatGPT Business/Enterprise do tłumaczenia i opracowywania treści produktowych, a także wiadomości związanych z obsługą klientów. Jeżeli wiadomość zawiera dane osobowe, jej przekazanie do narzędzia AI oznacza przetwarzanie tych danych przez dostawcę usługi. Mogą to być dane kontaktowe, informacje o zamówieniu oraz inne informacje zawarte w wiadomości lub załączniku. Celem jest ułatwienie komunikacji, w szczególności obsługi w różnych językach. Podstawą wspomagania obsługi korespondencji jest nasz uzasadniony interes sprawnej komunikacji z klientami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z uwzględnieniem ich praw i prawa do sprzeciwu. AI nie jest dodatkowym celem marketingowym. Zakres przekazywanych danych powinien ograniczać się do informacji niezbędnych do konkretnego zadania; nie przesyłaj w korespondencji danych wrażliwych, jeżeli nie są potrzebne do zgłoszenia.

W konfiguracji sklepu objętej tą polityką nie podejmujemy wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na ich sytuację.

Ochrona danych wymaga środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ryzyka. Nie przesyłaj w zwykłej korespondencji pełnych danych karty, kodów zabezpieczających, haseł ani kodów BLIK. Jeśli płatność jest obsługiwana przez operatora, używaj przeznaczonego do tego formularza płatności.