Politica de confidențialitate și cookie-uri

1. Cine răspunde de datele dumneavoastră?

Operatorul datelor cu caracter personal esteELETOR Sp. z o.o., ul. Pod Sosno 28, 87-305 Zbiczno, Polonia, KRS 0000793000, NIP 8741795623.

Ne puteți contacta prin e-mail:[email protected] sau în scris, la adresa de mai sus. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor; chestiunile privind confidențialitatea sunt gestionate direct de operator.

Politica se aplică magazinului online ELETOR și contactelor legate de gestionarea acestuia, inclusiv datelor clienților, reprezentanților societăților și destinatarilor coletelor. Nu înlocuiește regulamentul magazinului, informațiile privind drepturile consumatorilor sau consimțămintele de marketing facultative. Regulile de prelucrare decurg în principal din RGPD și din Legea poloneză privind comunicațiile electronice.

2. Ce date primim?

În funcție de modul în care utilizați magazinul, acestea includ: numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de telefon, adresa de livrare și de facturare, datele societății și NIP, informații despre comandă, plată, retur sau reclamație, precum și conținutul corespondenței. Dacă aveți un cont, prelucrăm și datele de autentificare și istoricul cumpărăturilor.

Serverul primește și date tehnice despre conexiune, în special adresa IP, ora solicitării, adresa paginii vizitate și informații despre browser. Acestea sunt folosite pentru funcționarea și protejarea magazinului, nu pentru urmărirea utilizatorilor în scopuri publicitare.

Primim datele în principal de la dumneavoastră. Dacă plasați o comandă pentru altă persoană sau reprezentați o societate, ne puteți furniza datele destinatarului sau ale persoanei de contact. Furnizați numai informațiile necesare gestionării comenzii și informați persoana respectivă despre această politică. Informarea de către cumpărător nu înlocuiește obligația ELETOR de a furniza informații. Dacă nu se aplică excepția relevantă prevăzută la art. 14 alin. 5 din RGPD, această obligație trebuie îndeplinită cel târziu în termen de o lună de la obținerea datelor; dacă primul contact cu persoana respectivă sau prima divulgare a datelor sale către un alt destinatar are loc mai devreme, cel târziu la acel moment anterior. În acest caz, sursa datelor este persoana care plasează comanda, iar categoriile de date includ date de contact, de adresă și date legate de efectuarea achiziției.

Furnizarea datelor este voluntară, însă datele marcate în formular ca obligatorii sunt necesare pentru prestarea serviciului respectiv. Fără adresa de livrare nu vom expedia coletul, iar fără datele impuse de lege nu vom putea emite un document de vânzare corect. Nu solicităm date care nu au legătură cu gestionarea magazinului.

3. În ce scop folosim datele?

4. Cine poate primi datele?

Partajăm numai datele necesare pentru o anumită operațiune. Destinatarii pot include:

• OVH— furnizorul infrastructurii de servere;
• Google Workspace (Gmail)— furnizorul serviciului de e-mail pentru adresa [email protected], oferit ca serviciu comercial cu plată; prelucrează datele expeditorului, ale destinatarilor, precum și conținutul mesajelor și al atașamentelor;
• OpenAI— furnizorul API și ChatGPT Business/Enterprise, utilizate pentru traducerea și redactarea mesajelor și a conținutului produselor; în contextul gestionării corespondenței, poate primi date cu caracter personal incluse în conținutul transmis;
• InPostși transportatorul ales pentru livrare, în special pentru livrările internaționale — datele destinatarului, datele de contact și informațiile despre colet;
• Apaczka— dacă folosim acest intermediar pentru comanda de expediere a unui colet;
• bănci și procesatori de plăți care gestionează metoda aleasă — datele necesare decontării tranzacției;
• entități care oferă asistență contabilă, juridică sau tehnică, în măsura necesară furnizării serviciilor lor;
• autorități publice și alte entități autorizate prin lege să primească date.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru acționează în baza unor contracte corespunzătoare. Un transportator, o bancă sau un procesator de plăți poate acționa și ca operator distinct, în conformitate cu propria politică de confidențialitate. Metodele de plată și livrare disponibile sunt indicate în timpul achiziției. Simpla intenție de a pune la dispoziție plata cu cardul sau BLIK nu înseamnă că datele sunt transmise unui procesator care nu a fost încă ales.

Nu vindem datele clienților și nu transmitem baze de date cu clienți pentru crearea unor grupuri publicitare pe rețelele sociale.

5. Cât timp păstrăm datele?

Informațiile diferite servesc unor scopuri diferite, prin urmare nu aplicăm o singură perioadă de păstrare tuturor datelor. Stabilim perioada în funcție de scop, obligațiile legale și necesitatea reală de a asista clientul. Nu păstrăm întreaga corespondență pe termen nelimitat doar pentru că s-ar putea dovedi utilă cândva.

• Comenzi și istoricul cumpărăturilor:pe durata procesării achiziției și pentru perioada necesară decontărilor, asistenței post-vânzare și protecției împotriva revendicărilor. Informațiile despre modelul cumpărat, configurația acestuia și înțelegerile importante pot fi necesare și ulterior, dacă un client solicită asistență tehnică sau ajutor pentru alegerea pieselor.
• Documentație tehnică și de service:pe durata asistenței pentru aparat sau instalație și cât timp există o nevoie justificată de continuare a asistenței, reparațiilor și alegerii pieselor, ținând cont de natura produsului și de perioada sa estimată de utilizare. Păstrarea istoricului de service nu presupune păstrarea tuturor datelor de contact, adreselor de livrare și atașamentelor vechi. Datele cu caracter personal care nu mai sunt necesare în acest scop sau în alte scopuri legitime se șterg sau se anonimizează.
• Reclamații, retururi și litigii:până la încheierea cazului și pe durata necesară pentru a demonstra îndeplinirea obligațiilor și pentru a ne proteja împotriva revendicărilor, în conformitate cu termenele de prescripție aplicabile. Dacă este în curs o procedură, păstrăm documentația relevantă atât timp cât este necesar pentru încheierea și decontarea acesteia.
• Documentație fiscală:pentru perioada impusă de lege, de regulă până la expirarea a 5 ani de la sfârșitul anului calendaristic în care a expirat termenul de plată a impozitului. Perioada poate fi mai lungă, de exemplu în cazul suspendării sau întreruperii prescripției. Documentația contabilă este supusă unor termene legale distincte.
• Contul clientului:până la ștergerea contului; datele privind comenzile și documentația pe care trebuie să le păstrăm în temeiul altor baze se păstrează pe perioadele aplicabile acestora.
• Întrebări obișnuite și corespondență:pe durata gestionării cazului și cât timp există o nevoie justificată de continuare a acestuia. Dacă mesajul documentează o achiziție, o configurație, un serviciu, o reclamație sau un litigiu, perioada de păstrare este determinată de acel caz. Faptul că a existat un contact anterior nu justifică păstrarea pe termen nelimitat a întregului schimb de mesaje.
• Datele din instrumentele AI:de regulă, le folosim pentru sesiunea curentă de traducere sau redactare a mesajului. Încheierea sesiunii pune, de obicei, capăt prelucrării datelor de către ELETOR în cadrul acelei sarcini, dar nu echivalează cu ștergerea automată a acestora din istoricul conversațiilor, fișiere sau sistemele furnizorului. Perioada de păstrare depinde de funcția utilizată, de setările contului și de condițiile serviciului OpenAI. Rezultatul necesar pentru asistarea clientului poate fi păstrat în corespondența sau documentația cazului relevant.
• E-mailul Google Workspace:păstrăm mesajele și atașamentele în funcție de scopul corespondenței respective, descris mai sus. Arhivarea unui mesaj nu înseamnă ștergerea lui; perioadele tehnice de ștergere și orice păstrare suplimentară depind și de setările și condițiile serviciului.
• Jurnale și copii de rezervă:pe durata necesară protejării, diagnosticării și restabilirii sistemului. Înregistrările legate de un incident pot fi necesare până la încheierea clarificărilor sau a procedurii. Ștergerea datelor din sistemul activ nu înseamnă ștergerea lor imediată din toate copiile de rezervă; perioada în care rămân în copii depinde de ciclul de păstrare al acestora.
• Cookie-uri:în conformitate cu perioada descrisă mai jos sau până la ștergerea lor anterioară din browser.

Ștergerea contului sau retragerea consimțământului nu șterge automat documentele a căror păstrare este impusă de lege sau se bazează pe un alt temei încă valabil. Ne puteți întreba despre perioada sau criteriul de păstrare aplicabil datelor aferente cazului dumneavoastră.

7. Cookie-uri și tehnologii similare

Cookie-urile sunt mici informații salvate de browser. Reguli similare se aplică și altor metode de salvare sau citire a informațiilor pe dispozitivul dumneavoastră.

Puteți șterge cookie-urile sau limita salvarea lor din setările browserului. Blocarea fișierelor necesare funcționării magazinului poate îngreuna autentificarea sau folosirea coșului. Ștergerea cookie-urilor nu șterge datele comenzilor salvate în sistemul magazinului.

8. Comunicări de marketing și rețele sociale

În prezent, magazinul nu oferă înscrierea la un buletin informativ. Mesajele despre comandă sau răspunsurile la solicitarea dumneavoastră servesc gestionării cazului. Trimiterea de comunicări comerciale prin canalele reglementate de art. 398 din Legea poloneză privind comunicațiile electronice necesită un consimțământ separat, acordat în prealabil. Nu condiționăm achiziția de acordarea acestuia.

Linkurile către Facebook, Instagram și LinkedIn duc la servicii externe. După deschiderea lor, operatorul serviciului respectiv prelucrează datele conform propriilor reguli. Dacă luați legătura cu ELETOR printr-un astfel de serviciu, primim informațiile incluse în mesaj și datele necesare pentru a răspunde; le folosim pentru gestionarea contactului, în temeiurile descrise la punctul 3.

9. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Utilizarea serviciilor de e-mail Google și OpenAI poate presupune prelucrarea datelor în afara Spațiului Economic European, în special în Statele Unite, inclusiv de către subcontractanții acestor furnizori. Locul prelucrării depinde de serviciul concret, de contract și de setări; nu declarăm că întreaga corespondență și toate operațiunile AI rămân în UE. Livrarea într-o țară din afara SEE poate necesita, de asemenea, transmiterea în străinătate a datelor destinatarului.

Transferul în afara SEE necesită un temei conform capitolului V din RGPD. Acesta poate fi o decizie a Comisiei Europene privind caracterul adecvat al nivelului de protecție, dacă decizia se aplică destinatarului și transferului respectiv, sau garanții adecvate, precum clauzele contractuale standard împreună cu evaluarea condițiilor transferului și, dacă este necesar, măsuri suplimentare de protecție. Nu presupunem că simpla utilizare a versiunii comerciale a unui serviciu sau alegerea unei regiuni europene înlocuiește aceste cerințe.

Ne puteți întreba despre destinatarul, țara și temeiul unui anumit transfer, precum și despre cum puteți obține informații privind garanțiile aplicate. Operatorii descriu regulile serviciilor externe de rețele sociale pe care le vizitați după accesarea unui link.

10. Instrumente AI, decizii automatizate și securitate

Folosim OpenAI API și ChatGPT Business/Enterprise pentru traducerea și redactarea conținutului produselor, precum și a mesajelor legate de serviciul pentru clienți. Dacă un mesaj conține date cu caracter personal, transmiterea acestuia către un instrument AI presupune prelucrarea acestor date de către furnizorul serviciului. Datele pot include informații de contact, informații despre comandă și alte informații incluse în mesaj sau atașament. Scopul este facilitarea comunicării, în special a asistenței în diferite limbi. Temeiul folosirii AI pentru a sprijini gestionarea corespondenței este interesul nostru legitim de a comunica eficient cu clienții — art. 6 alin. 1 lit. f din RGPD, ținând cont de drepturile acestora și de dreptul de opoziție. AI nu constituie un scop suplimentar de marketing. Datele transmise trebuie limitate la informațiile necesare sarcinii respective; nu includeți în corespondență date sensibile dacă nu sunt necesare pentru solicitarea dumneavoastră.

În configurația magazinului vizată de această politică, nu luăm față de clienți decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produc efecte juridice sau îi afectează în mod similar și semnificativ.

Protejarea datelor necesită măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului. Nu transmiteți în corespondența obișnuită date complete ale cardului, coduri de securitate, parole sau coduri BLIK. Dacă plata este gestionată de un procesator, folosiți formularul de plată destinat acestui scop.