Privacy- en cookiebeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens isELETOR Sp. z o.o., ul. Pod Sosno 28, 87-305 Zbiczno, Polen, KRS 0000793000, NIP 8741795623.

Je kunt ons per e-mail contacteren:[email protected]of schriftelijk op bovenstaand adres. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; de verwerkingsverantwoordelijke behandelt privacyzaken rechtstreeks.

Dit beleid geldt voor de ELETOR-webwinkel en contacten in verband met de werking ervan, met inbegrip van gegevens van klanten, vertegenwoordigers van bedrijven en ontvangers van zendingen. Het vervangt niet de winkelvoorwaarden, informatie over consumentenrechten of vrijwillige marketingtoestemmingen. De verwerkingsregels zijn voornamelijk gebaseerd op de AVG en de Poolse wet inzake elektronische communicatie.

2. Welke gegevens ontvangen we?

Afhankelijk van je gebruik van de winkel gaat het om: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, leverings- en facturatieadres, bedrijfsgegevens en NIP, informatie over de bestelling, betaling, retourzending of klacht, en de inhoud van correspondentie. Als je een account aanmaakt, verwerken we ook inloggegevens en aankoopgeschiedenis.

De server ontvangt ook technische verbindingsgegevens, in het bijzonder het IP-adres, het tijdstip van het verzoek, het adres van de bezochte pagina en browserinformatie. Deze gegevens dienen voor de werking en beveiliging van de winkel, niet om gebruikers voor reclamedoeleinden te volgen.

We ontvangen gegevens voornamelijk van jou. Als je voor iemand anders bestelt of een bedrijf vertegenwoordigt, kun je ons gegevens van de ontvanger of contactpersoon bezorgen. Geef alleen informatie door die nodig is om de bestelling te verwerken en informeer die persoon over dit beleid. De informatieverstrekking door de koper vervangt de informatieplicht van ELETOR niet. Als geen toepasselijke uitzondering uit artikel 14, lid 5, AVG van toepassing is, moet aan deze plicht uiterlijk binnen een maand na het verkrijgen van de gegevens worden voldaan, of eerder als de eerste communicatie met die persoon of de eerste bekendmaking van diens gegevens aan een andere ontvanger eerder plaatsvindt. In dat geval is de koper die de bestelling plaatst de bron van de gegevens en omvat de verwerkte informatie contact- en adresgegevens en gegevens in verband met de uitvoering van de aankoop.

Het verstrekken van gegevens is vrijwillig, maar gegevens die in het formulier als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om de betreffende dienst uit te voeren. Zonder leveringsadres verzenden we het pakket niet en zonder wettelijk verplichte gegevens maken we geen correct verkoopdocument op. We vragen geen gegevens die niet verband houden met de werking van de winkel.

3. Waarvoor gebruiken we de gegevens?

4. Wie kan gegevens ontvangen?

We delen alleen gegevens die nodig zijn voor een specifieke handeling. Mogelijke ontvangers zijn:

• OVH— leverancier van serverinfrastructuur;
• Google Workspace (Gmail)— leverancier van e-mail voor het adres [email protected] via een betaalde zakelijke dienst; verwerkt gegevens van de afzender en ontvangers, evenals de inhoud van berichten en bijlagen;
• OpenAI— leverancier van de API en ChatGPT Business/Enterprise, die worden gebruikt om berichten en productteksten te vertalen en te bewerken; voor de behandeling van correspondentie kan deze leverancier persoonsgegevens ontvangen die in de doorgestuurde inhoud staan;
• InPosten de vervoerder die voor de levering is gekozen, in het bijzonder voor internationale leveringen — gegevens van de ontvanger, contactgegevens en gegevens over de zending;
• Apaczka— als we deze tussenpersoon gebruiken om een zending te boeken;
• banken en betaaldienstverleners die de gekozen betaalmethode verwerken — gegevens die nodig zijn om de transactie af te rekenen;
• partijen die boekhoudkundige, juridische of technische ondersteuning bieden, voor zover nodig om hun diensten te leveren;
• overheidsinstanties en andere partijen die op grond van de regelgeving gerechtigd zijn gegevens te ontvangen.

Leveranciers die gegevens namens ons verwerken, handelen op basis van passende overeenkomsten. Een vervoerder, bank of betaaldienstverlener kan ook als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke optreden, overeenkomstig zijn eigen privacybeleid. We vermelden de beschikbare betaal- en leveringsmethoden tijdens het afrekenen. Het voornemen om betaling met kaart of BLIK aan te bieden, betekent niet dat gegevens worden doorgegeven aan een betaaldienstverlener die nog niet is gekozen.

We verkopen geen klantgegevens en geven geen klantendatabases door om advertentiedoelgroepen op sociale media samen te stellen.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

Verschillende gegevens dienen verschillende doelen; daarom hanteren we niet één bewaartermijn voor alle gegevens. We bepalen de termijn op basis van het doel, de wettelijke verplichtingen en de daadwerkelijke noodzaak om de klant van dienst te zijn. We bewaren niet alle correspondentie voor onbepaalde tijd alleen omdat die ooit van pas zou kunnen komen.

• Bestellingen en aankoopgeschiedenis:zolang nodig is om de aankoop uit te voeren en gedurende de periode die nodig is voor afrekeningen, dienstverlening na de verkoop en bescherming tegen vorderingen. Informatie over het gekochte model, de configuratie ervan en belangrijke afspraken kan ook later nodig zijn wanneer een klant technische ondersteuning of hulp bij het kiezen van onderdelen vraagt.
• Technische documentatie en servicedocumentatie:zolang ondersteuning voor het apparaat of de installatie duurt en zolang er een gerechtvaardigde behoefte is aan verdere ondersteuning, reparaties en hulp bij het kiezen van onderdelen, rekening houdend met de aard en de verwachte gebruiksduur van het product. Het bewaren van de servicegeschiedenis betekent niet dat alle oude contactgegevens, leveringsadressen en bijlagen moeten worden bewaard. Persoonsgegevens die niet langer nodig zijn voor dit doel of andere rechtmatige doeleinden, worden verwijderd of geanonimiseerd.
• Klachten, retourzendingen en geschillen:tot de zaak is afgehandeld en gedurende de periode die nodig is om aan te tonen dat verplichtingen zijn nagekomen en om vorderingen te beschermen, overeenkomstig de toepasselijke verjaringstermijnen. In geval van een lopende procedure bewaren we de relevante documentatie zolang dat nodig is om de procedure af te sluiten en af te wikkelen.
• Belastingdocumentatie:gedurende de wettelijk vereiste periode, doorgaans tot het verstrijken van 5 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de belastingbetalingstermijn is verstreken. De termijn kan langer zijn, bijvoorbeeld bij schorsing of stuiting van de verjaring. Voor boekhoudkundige documentatie gelden afzonderlijke wettelijke bewaartermijnen.
• Klantenaccount:totdat het wordt verwijderd; bestelgegevens en documentatie die we op andere rechtsgronden moeten bewaren, blijven gedurende de daarvoor geldende termijnen bewaard.
• Gewone vragen en correspondentie:zolang nodig is om de zaak te behandelen en zolang er een gerechtvaardigde behoefte is om de behandeling voort te zetten. Als een bericht een aankoop, configuratie, dienst, klacht of geschil documenteert, wordt de bewaartermijn bepaald door die zaak. Eerder contact op zich rechtvaardigt niet dat de volledige correspondentie voor onbepaalde tijd wordt bewaard.
• Gegevens in AI-tools:we gebruiken deze doorgaans voor de lopende sessie waarin we een bericht vertalen of bewerken. Wanneer de sessie wordt beëindigd, stopt ELETOR doorgaans met het verwerken van de gegevens voor die taak, maar dat betekent niet dat ze automatisch worden verwijderd uit de gespreksgeschiedenis, bestanden of systemen van de leverancier. De bewaartermijn hangt af van de gebruikte functie, de accountinstellingen en de voorwaarden van de OpenAI-dienst. Een resultaat dat nodig is om een klant te helpen, kan worden bewaard in de correspondentie of documentatie van de betreffende zaak.
• Google Workspace-mail:we bewaren berichten en bijlagen overeenkomstig het doel van de specifieke correspondentie zoals hierboven beschreven. Een bericht archiveren betekent niet dat het wordt verwijderd; de technische verwijderingstermijnen en eventuele aanvullende bewaring hangen ook af van de instellingen en servicevoorwaarden.
• Logboeken en back-ups:zolang nodig is om het systeem te beveiligen, problemen vast te stellen en het te herstellen. Registraties in verband met een incident kunnen nodig zijn om het onderzoek of de procedure af te ronden. Het verwijderen van gegevens uit het actieve systeem betekent niet dat ze onmiddellijk uit alle back-ups worden verwijderd; hoe lang gegevens in back-ups blijven staan, hangt af van de bewaartermijn van die back-ups.
• Cookies:volgens de hieronder beschreven termijn of totdat ze eerder in de browser worden verwijderd.

Het verwijderen van een account of intrekken van toestemming verwijdert niet automatisch documenten die op grond van de wet of een andere nog geldende rechtsgrond moeten worden bewaard. Je kunt ons vragen naar de bewaartermijn of het criterium voor gegevens over jouw specifieke zaak.

7. Cookies en soortgelijke technologieën

Cookies zijn kleine informatiebestanden die door de browser worden opgeslagen. Vergelijkbare regels gelden voor andere manieren om informatie op je apparaat op te slaan of uit te lezen.

Je kunt cookies verwijderen of het opslaan ervan beperken via de instellingen van je browser. Het blokkeren van cookies die nodig zijn voor de werking van de winkel kan het inloggen of het gebruik van het winkelmandje bemoeilijken. Cookies verwijderen wist geen bestelgegevens die in het winkelsysteem zijn opgeslagen.

8. Marketingcontact en sociale media

De winkel biedt momenteel geen inschrijving voor een nieuwsbrief aan. Berichten over een bestelling of antwoorden op je vraag dienen om de zaak te behandelen. Het versturen van commerciële informatie via kanalen die onder artikel 398 van de Poolse wet inzake elektronische communicatie vallen, vereist afzonderlijke voorafgaande toestemming. We maken een aankoop niet afhankelijk van het geven van die toestemming.

Links naar Facebook, Instagram en LinkedIn leiden naar externe diensten. Zodra je die opent, verwerkt de beheerder van de betreffende dienst gegevens volgens zijn eigen regels. Als je via zo'n dienst contact opneemt met ELETOR, ontvangen we de informatie die je in het bericht deelt en gegevens waarmee we kunnen antwoorden; we gebruiken die om het contact te behandelen op de rechtsgronden die in punt 3 zijn beschreven.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Het gebruik van Google-mail en OpenAI-diensten kan leiden tot verwerking van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, in het bijzonder in de Verenigde Staten, ook door onderaannemers van deze leveranciers. De verwerkingslocatie hangt af van de specifieke dienst, de overeenkomst en de instellingen; we verklaren niet dat alle correspondentie en alle AI-verwerkingen binnen de EU blijven. Voor levering aan een land buiten de EER kan het ook nodig zijn gegevens van de ontvanger naar het buitenland door te geven.

Voor doorgifte buiten de EER is een rechtsgrond vereist die voldoet aan hoofdstuk V van de AVG. Dat kan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn, als het van toepassing is op de betreffende ontvanger en doorgifte, of passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen samen met een beoordeling van de omstandigheden van de doorgifte en, waar nodig, aanvullende beschermingsmaatregelen. We gaan er niet van uit dat de zakelijke versie van een dienst of de keuze voor een Europese regio op zich aan deze vereisten voldoet.

Je kunt ons vragen wie de ontvanger is, naar welk land gegevens worden doorgegeven, wat de rechtsgrond voor een specifieke doorgifte is en hoe je informatie kunt krijgen over de toegepaste waarborgen. De beheerders van de externe sociale netwerken die je na het aanklikken van een link bezoekt, beschrijven de regels van hun diensten.

10. AI-tools, geautomatiseerde besluiten en beveiliging

We gebruiken de OpenAI API en ChatGPT Business/Enterprise om productteksten en berichten in verband met klantenservice te vertalen en te bewerken. Als een bericht persoonsgegevens bevat, betekent het doorsturen ervan naar een AI-tool dat de aanbieder van de dienst die gegevens verwerkt. Het kan gaan om contactgegevens, informatie over een bestelling en andere informatie in het bericht of de bijlage. Het doel is de communicatie te vergemakkelijken, in het bijzonder de dienstverlening in verschillende talen. De rechtsgrond voor ondersteuning bij de behandeling van correspondentie is ons gerechtvaardigde belang bij vlotte communicatie met klanten — artikel 6, lid 1, punt f), AVG, met inachtneming van hun rechten en hun recht om bezwaar te maken. AI is geen aanvullend marketingdoel. De omvang van de doorgegeven gegevens moet beperkt blijven tot de informatie die nodig is voor de specifieke taak; stuur geen bijzondere persoonsgegevens mee in correspondentie als die niet nodig zijn voor het verzoek.

Binnen de winkelconfiguratie waarop dit beleid betrekking heeft, nemen we tegenover klanten geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Voor de bescherming van persoonsgegevens zijn technische en organisatorische maatregelen nodig die passen bij het risico. Stuur geen volledige kaartgegevens, beveiligingscodes, wachtwoorden of BLIK-codes via gewone correspondentie. Als een betaling door een betaaldienstverlener wordt verwerkt, gebruik dan het daarvoor bestemde betalingsformulier.